A auditoria é um método de avalição, documentado e independente, que visa comprovar a conformidade e a eficácia do sistema de gestão implementado e mantido e determinar a extensão na qual os critérios de auditoria estabelecidos são atendidos na organização. Saiba mais!
A seguir, você confere o conceito, recomendações para condução da auditoria, características comportamentais importantes dos auditores e os benefícios de uma auditoria interna.
O que é uma auditoria interna
A palavra auditoria vem do verbo em inglês to audit, que significa examinar, ajustar, corrigir, certificar.
Resumidamente, é um procedimento, uma técnica, uma prática que deve ser executada com a intenção de verificar, avaliar os processos, a rotina de trabalho, entre outras atividades estabelecidas e implementadas pela empresa, quanto ao cumprimento das diretrizes, políticas, procedimentos e padrões, em conformidade com os requisitos das normas definidas pela organização.
Assim como a ISO9001 ou outras normas certificáveis, a prática da auditoria interna é considerada uma atividade importante, pois contribui com o processo de melhoria contínua do sistema de gestão estabelecido pela organização, melhoria nos processos, resultados e desenvolvimento das pessoas.
Sem contar que é um requisito obrigatório, quando uma empresa pretende obter a certificação e manter o sistema de gestão em conformidade com os requisitos das normas: ISO 9001:2015, ISO 45001:2018, ISO 14001:2015, IATF 16949:2016, FSSC 22000, IFS, SQF, BRC, entre outras.
Portanto, a auditoria interna é uma ferramenta estratégica e eficaz, mas para obter os resultados esperados as organizações devem estabelecer um bom programa de auditorias, com plano e itinerário definidos, o escopo da auditoria, a frequência de realização das atividades, os critérios de auditoria, a pessoa responsável pela gestão das atividades, e também, ter o cuidado e atenção no processo de seleção dos membros da equipe de profissionais auditores, que serão responsáveis pela execução dos trabalhos, garantindo sua independência.
Práticas importantes para evitar falhas nos processos de auditorias internas
Muitas vezes as atividades de auditorias internas falham e os objetivos esperados não são alcançados porque, durante a execução dos trabalhos, a equipe auditora não realiza alguns procedimentos importantes, o que acaba comprometendo o resultado da auditoria. Descrevemos abaixo algumas recomendações:
- Adotar como metodologia de trabalho a coleta de informações por meio de entrevistas eficazes. Buscar comparar as práticas reais e evidentes com os requisitos, procedimentos, regras e padrões estabelecidos;
- Observar com atenção as atividades e rotinas durante o percurso, itinerário da auditoria;
- As abordagens devem ser baseadas em evidências objetivas;
- Analisar criticamente os documentos, dados e informações com atenção e foco (política, objetivos, planos, procedimentos, instruções de trabalho, desenhos, contratos, registros, relatórios, indicadores mensuráveis, etc.);
- Verificar os registros de outras fontes: realimentação de clientes, desempenho do fornecedor (provedor externo);
- Abordar e discutir, com os auditados, os desvios revelados pela auditoria;
- Relatar, documentar e reportar as não conformidades, conformidades e oportunidades de melhorias identificadas durante a execução da auditoria de forma clara, objetiva e entendível. Os relatórios devem ser bem elaborados, com as informações, constatações documentadas indicando tanto as conformidades como as não-conformidades e oportunidades de melhoria, identificadas durante a execução dos trabalhos. Lembramos que a auditoria não é um interrogatório. A auditoria busca evidenciar “conformidades nos processos” e não, “não conformidades”.
- Verificar a eficácia das ações corretivas implementadas devido a não conformidades identificadas em auditorias executadas anteriormente;
- Ser imparcial durante todo o processo de auditoria, buscando sempre evidências, com isso evitará quaisquer conclusões precipitadas;
- Reter e proteger os documentos;
- Assegurar a confiabilidade e segurança dos documentos;
- Manter as informações com discrição;
- Apresentar o Relatório de Auditoria no prazo acordado. Lembrando que o relatório não deve incluir opiniões, críticas a indivíduos, declarações ambíguas, detalhes triviais, sem importância, observações, resultados ou não conformidades, não discutidas na reunião de fechamento da auditoria.
- Durante a execução da auditoria usar uma linguagem simples, não discutir, não fazer críticas, procurar sempre apresentar as constatações durante o processo da auditoria.
Estas práticas citadas acima quando bem aplicadas ajudam e contribuem para obtenção dos objetivos e resultados da auditoria interna.
As auditorias internas podem ser realizadas por um colaborador com treinamento específico para isso ou por uma empresa habilitada, qualificada e com experiência prática.
Outros pontos relevantes e que podem impactar nos resultados das auditorias internas, são as características comportamentais do auditor que devem ser observadas nos processos de seleção do auditor responsável pela execução dos trabalhos. São elas:
- Facilidade de comunicação para esclarecer os requisitos durante a execução dos trabalhos;
- Experiência, autoconfiança e autoridade;
- Atencioso, disciplinado e educado;
- Ético na condução das atividades;
- Decisivo, saber agir com firmeza;
- Saber tomar decisões assertivas;
- Ser imparcial;
- Ser colaborativo;
- Mente aberta;
- Responsável;
- Saber separar a pessoa do problema;
- Capacidade de gerenciamento do tempo para cumprir o tempo programado para a auditoria;
- Destreza para entender algo com grande facilidade;
- Ter habilidade para compreender algo com sensatez e clareza;
- Ter facilidade de interpretar e documentar as informações e dados;
- Ser uma pessoa analítica e persuasiva.
Benefícios de uma auditoria interna
Em poucas palavras, podemos afirmar que a auditoria interna contribui para colocar “a casa” no lugar e arrumar os ambientes para receber bem as visitas e obter melhores resultados nas rotinas diárias.
Ela se mostra como uma excelente oportunidade para validar processos e procedimentos, promover a integração e comunicação entre as pessoas, gerar um clima de ajuda mútua, identificar oportunidades de melhorias, divulgar as realizações das pessoas, gerar um ambiente de competição sadia, gerar satisfação do cliente interno e externo e dar sustentação ao sistema através de ações corretivas e preventivas.
Soluções que a Master Plan oferece
A Master Plan possui vasta experiência em processos de auditoria interna e conta com uma equipe de auditores qualificados, que aplicam técnicas e uma metodologia de trabalho adequada, capazes de identificar as oportunidades de melhorias nos processos e agregar valor ao negócio do cliente.
Precisa de ajuda ou orientação a respeito do processo de auditoria interna ou preparação para certificação ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001, ISO5001, IATF 16949, FSSC 22000, IFS, SQF, BRC? Nós estamos à disposição. Vamos juntos!
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