Saber delegar tarefas é um dos maiores desafios de um líder ou gestor de equipe. Compreender a importância da delegação e aprender a fazer isso da maneira correta ajuda você a obter resultados acima da média!
Antes de falarmos sobre delegar tarefas com excelência, precisamos explicar qual é o papel do líder nas organizações e também destacar quais são as habilidades e competências exigidas para o cargo.
De fato, todo líder precisa aprender a delegar e distribuir tarefas da maneira correta para aumentar a produtividade da equipe e otimizar os processos em busca de resultados eficientes.
Questões como o receio de perder o controle, a desorganização e a falta de priorização das atividades e do preparo dos colaboradores para assumirem as tarefas levam líderes a abraçarem mais funções do que o necessário, deixando de lado as atividades estratégicas para as quais foram designados.
O papel do líder nas organizações
Liderar uma equipe exige comprometimento, responsabilidade e muito cuidado. Dentre as habilidades e competências mais importantes, podemos citar o planejamento, a organização, a gestão de pessoas e o controle.
Planejamento significa estruturar um projeto, atividade ou processo levando em conta os recursos que serão utilizados, as pessoas envolvidas e os caminhos para alcançar os objetivos.
Já a organização diz respeito ao andamento das atividades, observando recursos físicos, humanos e financeiros. Isso evita contratempos durante a execução do projeto, como perdas e prejuízos.
A gestão de pessoas com diferentes culturas, hábitos, personalidades e costumes é desafiadora. Talvez esta seja a tarefa mais difícil do líder, uma vez que as necessidades e as motivações são distintas. E suprir carências individuais é algo complexo quando se trata do universo corporativo com políticas padronizadas que buscam atender a massa de colaboradores.
Por sua vez, no processo de controle, o papel do gestor é acompanhar se as atividades estão sendo realizadas dentro da programação e seguindo o cronograma. Aqui existe a necessidade de averiguar prazos e custos para identificar se as etapas do projeto estão de acordo com o planejado.
Resumindo, um líder de sucesso precisa saber dominar situações diversas, desenvolvendo pessoas e gerenciando processos. O aperfeiçoamento constante ajuda a adquirir e fortalecer habilidades técnicas e sociocomportamentais.
Por que o líder deve saber como delegar tarefas com excelência?
Basicamente, não delegar tarefas ou responsabilidades pode fazer com que o gestor acumule muitas funções operacionais e processos ao invés de focar nos detalhes estratégicos dos projetos.
É preciso ter em mente também que, na ausência do líder em razão de férias ou doença, a empresa deve ter colaboradores plenamente capacitados para substituí-lo para que os projetos permaneçam em andamento e não haja prejuízos operacionais.
Delegar tarefas faz muita diferença para a produtividade do negócio porque, além de orientar, supervisionar e motivar o time, o líder compartilha os resultados e sinaliza os pontos de melhoria.
Afinal de contas, grandes resultados são alcançados quando a equipe domina o trabalho, cumpre prazos e encara os desafios, entregando resultados.
Para delegar tarefas com excelência, o líder precisa estimular a autoconfiança dos liderados no nível certo para que não se vangloriem demais de suas virtudes nem se amedrontem diante das demandas.
As vantagens de delegar tarefas vão desde a ganhar tempo para executar tarefas estratégicas, como planejar, organizar, acompanhar, supervisionar, controlar resultados e inovar a reduzir a pressão.
Também podemos citar que, ao desenvolver colaboradores, oferecemos a eles oportunidade para desenvolver suas habilidades, oferecendo um clima de trabalho motivador apropriado ao crescimento pessoal e profissional.
Além disso, otimizamos os resultados ao encorajar os colaboradores a utilizarem o seu potencial ao máximo.
O que considerar antes de delegar tarefas
Assim como toda atividade organizacional, a delegação exige planejamento para gerar o resultado esperado.
Antes de delegar, o líder deve compreender que vai transferir parte da responsabilidade e a autoridade sobre algo específico para outra pessoa.
Sendo assim, precisa explicar quais são os objetivos, os prazos e os resultados esperados. Caso ainda não tenha todos os detalhes em mente, pode delegar passo a passo, tarefa por tarefa, etapa por etapa.
Lembre-se que, mesmo delegando, o líder ainda é responsável pelos resultados insatisfatórios. As consequências de um trabalho mal executado recairão sobre o gestor.
Portanto, na hora de delegar tarefas, alinhe o nível de responsabilidade com as habilidades e capacidades da pessoa para que ela conclua a missão com êxito. Desta forma, aumenta a eficiência do trabalho e ajuda as pessoas a se desenvolverem.
Esteja sempre presente para oferecer o suporte necessário para que os liderados tenham condições adequadas de realizarem as tarefas. Concentre-se na boa comunicação e no monitoramento contínuo, respondendo perguntas, direcionando e esclarecendo as dúvidas.
Não permita que a pessoa transfira a responsabilidade pela tarefa de volta para você. Tente compreender o problema e identifique os obstáculos. Peça sugestões de soluções para o colaborador e evite a tentação de fornecer todas as respostas ou de executar você mesmo o que foi delegado.
Deixe bem claro para quem irá receber a tarefa como o trabalho impacta positivamente na organização e quais oportunidades podem ser geradas.
5 dicas para delegar tarefas com excelência
Agora que você já está ciente sobre o papel do líder e como deve ser feita a delegação transferência, confira nossas dicas para fazer isso com excelência!
1. Alinhe expectativas com a realidade, fazendo um mapeamento de cada tarefa que será destinada a cada colaborador. Quando as expectativas são claras e ponderadas, nossos resultados são melhores.
2. Atribua o projeto ou tarefa à pessoa certa para o trabalho. Verifique se todos estão na mesma página quando se trata de comunicação e atualizações.
3. Tenha plena convicção de que cada colaborador esteja ciente do que é esperado. Peça para que descreva a tarefa com suas próprias palavras ou faça perguntas específicas sobre a missão para ver se ficou alguma dúvida.
4. Determine o nível de comprometimento em busca dos resultados esperados, questione os prazos, o orçamento, as ferramentas que serão necessárias e pontue as consequências do não cumprimento das atividades.
5. Exija a responsabilidade e acompanhe o progresso das tarefas para que não haja surpresas quando o prazo chegar ao fim.
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